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La oficina del futuro debe responder a las necesidades de flexibilidad de una nueva sociedad en red

  • Publicado el 11 de Julio de 2016

La oficina del futuro se adaptará aún más a los cambios en los procesos de trabajo, las necesidades de comunicación y los nuevos modelos de colaboración. El 61% de los empleados de oficina alemanes encuestados reclamaron estructuras más flexibles en el entorno de la oficina, y en el futuro no quisieran seguir anclados en un único puesto de trabajo físico en la empresa. Pero la realidad actual es diferente, pues un 58% de los encuestados no tienen voz ni voto en la elección de su puesto de trabajo en la empresa. Esta es una de las conclusiones a las que llega el estudio Working Spaces 2025, realizado por el Pragma Institut de Reutlingen (Alemania) por encargo de Messe Frankfurt para Paperworld, la feria monográfica internacional líder en papelería, artículos de oficina y útiles de escritura.

A pesar del deseo de una mayor flexibilidad y movilidad en el entorno de la oficina, la mayoría de los encuestados (72%) rechaza trabajar en cafeterías, parques u otros espacios públicos. Por eso es aún más importante para las empresas crear un entorno de oficina abierto, con posibilidades de disponer de privacidad y también de flexibilidad para celebrar reuniones. Así pues, los despachos individuales clásicos están tan desfasados como las grandes salas de oficina, pues no crean el dinamismo espacial necesario para una colaboración más intensiva, espontánea y basada en proyectos. El 36% de los empleados de oficina creen que crece la colaboración en equipos virtuales, a pesar de que, actualmente, un 50% de los encuestados no colaboran en equipo virtual alguno. Esta evolución se refleja en el dato de que el 70% de los encuestados desearía contar en el futuro con un entorno informal para las reuniones.

Una de las conclusiones más importantes del estudio es que el entorno de la oficina supone actualmente un obstáculo considerable para la eficiencia, la creatividad y la satisfacción del trabajador en la empresa. En total, un 41% de los empleados de oficina se muestran insatisfechos con su entorno de trabajo actual, señalando como razones su imposibilidad de participar en la elección del diseño, así como unas condiciones ergonómicas, de luminosidad y acústicas inadecuadas.

 

Más de la mitad de los encuestados desearían de sus empleadores, de aquí al año 2025, que mejorara considerablemente la calidad del entorno de la oficina, o incluso que el diseño de la oficina se reorientara completamente. Así pues, la mayoría de los empleados de oficina reclaman un diseño personalizado y una optimización de su puesto de trabajo (29%), mientras que un 26% dan más importancia a una optimización en el aspecto de la salud, y un 22% a una optimización técnica. Los encuestados consideran muy importante estas posibilidades de participar en el diseño, entre otros aspectos, para la eficiencia y la productividad (78%), la creatividad (67%) y la satisfacción con el área de trabajo (60%).

Sin embargo, la digitalización, flexibilización y movilización de la oficina del futuro no es una vía de dirección única. Según un 62% de los encuestados, la importancia de los utensilios de trabajo no digitales en la oficina (es decir, los artículos de oficina y útiles de escritura clásicos) seguirá disminuyendo. El 27% prevé que seguirá aumentando la digitalización. En cualquier caso, un 43% de los encuestados creen que se llegará a un nuevo equilibrio entre utensilios digitales y no digitales.

El 81% de los empleados de oficina consideran los utensilios de trabajo no digitales, además de los digitales, en general muy importantes o bastante importantes. Sobre todo, factores subjetivos como la satisfacción y el bienestar del trabajador se ven influidos positivamente por el uso de utensilios de trabajo no digitales. Sin embargo, en opinión de los encuestados, estos productos son menos importantes para la eficiencia y la seguridad de los datos en la oficina. Solo un 9% considera que, de aquí a 2025, los productos de papelería y artículos de oficina ya no serán nada importantes, o absolutamente innecesarios.

 

Las valoraciones detalladas de los diferentes productos pertenecientes al equipamiento de oficinas y puestos de trabajo revelan claramente hacia dónde se desplazará el nuevo equilibrio entre utensilios digitales y no digitales: Así, de aquí a 2025 habrán perdido importancia los armarios para carpetas y archivadores. Lo mismo ocurrirá con archivadores, calendarios, libretas de direcciones, sobres y bolsas para envíos. Pero también en el entorno informático hay productos que perderán importancia: sobre todo, el PC y la impresora (según la opinión de hasta un 25%), que serán reemplazados por ordenadores portátiles y tabletas. Otros utensilios de trabajo no digitales seguirán cobrando importancia o se consolidarán en los próximos diez años según los encuestados: sobre todo el bolígrafo y el marcador, pero también los pósits y los medios para archivado y organización.

Según el estudio, los fabricantes de la industria de la papelería y los artículos de oficina deberían centrarse especialmente en los medios de presentación: de acuerdo con los empleados de oficina encuestados, de aquí a 2025 cobrarán cada vez más importancia los rotafolios, las pizarras digitales y las pantallas. Estos productos se beneficiarán de las futuras tendencias a la colaboración en reuniones celebradas en entornos informales. Las novedades de productos y servicios, así como los diferentes conceptos de oficina del futuro que ofrece el sector, podrán verse en Paperworld, la feria monográfica internacional líder en papelería, artículos de oficina y útiles de escritura, del 28 al 31 de enero de 2017 en Fráncfort del Meno.

El lema es "Hello tomorrow" y, especialmente en el campo de los artículos de oficina para uso profesional ("The visionary office") el protagonismo recae en las tendencias para el mundo laboral del futuro. En los pabellones 3.0, 3.1, 4.0 y 6.0, sobre una superficie de 45.000 metros cuadrados brutos, los visitantes profesionales encontrarán una selección de productos única en el mundo de utensilios, mobiliario y equipamiento de oficina, medios de organización y presentación, papeles de oficina, útiles de escritura y dibujo, accesorios informáticos y para impresoras, así como material de impresión reciclado. Las presentaciones de los expositores en el área de oficina se completarán con una nueva exposición especial de alta calidad sobre "el puesto de trabajo del futuro", basada en parte en los resultados del estudio.

 

Entre noviembre y diciembre de 2015, el Instituto Pragma para el asesoramiento estratégico con base empírica preguntó a un total de 772 personas, en el marco de una encuesta combinada entre teléfono e Internet, cómo valoraban el entorno de su oficina y el equipamiento de su puesto de trabajo hoy y en el año 2025. Se dividió a los encuestados en función de su entorno de oficina. El 39% de los participantes en la encuesta trabajaban en un entorno de oficina de una empresa o una institución oficial, y el 33% en una oficina en casa. El 28% de los encuestados no llevaban a cabo ninguna actividad de oficina, sino que utilizaban su puesto de trabajo en casa con fines privados. Los resultados arriba indicados hacen referencia a lo indicado por los encuestados que trabajaban en un entorno de oficina de una empresa o una institución oficial.

 

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